打破部门壁垒,提升跨部门协作效率,让沟通更加有效

一、跨部门协作是企业管理痛点 据调查结果显示,企业中普通员工与中层管理者之间,花费在内部沟通上的时间,大约占其工作时间的40%-50%,对于更高层的主管来说这一比例则会更高。 有些工作...
一、跨部门协作是企业管理痛点

据调查结果显示,企业中普通员工与中层管理者之间,花费在内部沟通上的时间,大约占其工作时间的40%-50%,对于更高层的主管来说这一比例则会更高。
  • 有些工作在部门内沟通完全没问题,但是跨部门沟通就问题不断;

  • 一项工作分配好由一个部门主导另一个部门协作,但因配合不当,迟迟无法交付;

  • 跨部门工作经常出现多个部门重复做了同一份工作;

  • 工作出现问题,各部门相互推卸责任,无人担责;

这些都是我们工作中经常遇到的协作问题,随着企业的发展壮大,部门越来越多,成员也逐渐增加,工作慢慢细化,跨部门之间的工作越来越难做,沟通协作效果低下,影响公司整个工作效率。



二、跨部门协作的难点

1、各部门的职责不同,不能相互理解

不同部门之间的工作内容和职责都不相同,有时候大家都只看到自己想要什么,看不到别人的难处。

比如我们的销售团队会经常和研发团队反馈一些客户对产品的意见,但研发团队有自己的任务安排,所以不能及时解决他们反应的问题,时间一久,销售团队和研发团队就会处于一种互相抱怨的状态,影响团队和谐,不利于团队协作。

2、部门的任务目标不同,每个人的视角也会不同

每个部门的工作都有自己的目标,即使是同一个任务,不同部门想要达成的效果也不一样,这就会导致关注点不同,如果对对方的工作再不了解,很容易陷入情绪的对立当中。

比如很多产品经理可能觉得这个产品前端需要加某个功能,稍微改动一下就完事了,并不复杂,但是前端增加的这个功能,可能涉及到后端的很多改动,如果产品经理和研发团队沟通不好,很容易引起争吵。

3、个人KPI > 公司总体目标

说白了,每个人工作都是为了自己的利益(个人成长或是物质奖励),任务完成的好,就能获得相应的奖赏,所以,如果没有利益可得,就会很少有人会愿意帮助别人做自己本职工作之外的事。

比如运营部门现在需要一个产品视频教程,想要设计部门帮忙设计片头片尾,但是这本不是设计部门的任务,就算他们帮忙做好了,最后也是运营部门受到表彰和奖励。

这种情况其实很正常,每个人工作精力就那么多,帮你做了事情还落不到好处,就没人愿意去做了。而出现这种情况的本质还是目标不一致,每个人都在为自己的个人目标努力,而忽视了公司的总体目标。


三、如何做好跨部门协作


一个企业无论规模大小,内部必然需要成立相互独立的部门,通过合理分工,才能实现每个部门单元有效运作,实现企业目标和组织绩效。所以,跨部门沟通可以遵循以下几点原则:

 

1、全员上下达成一致的目标


产品、销售、市场、人力等每个部门都有自己的任务和职责,如果目标不一致很容易造成大家各忙各的,各部门只从本部门工作和利益出发,而忽视了组织的整体目标,这样只会强化部门间的竞争而削弱了合作,容易造成跨部门的沟通障碍,不能顺畅实现组织目标。


所以跨部门协作首先需要的是目标。目标是要事先已经设定并且达成共识的,而且目标制定完毕还需要公开,向全公司公开OKR,目标透明化,让每个部门、每个人都能时刻看到公司的目标,清楚自己所做的工作是否偏离了公司目标。


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(图为CORNERSTONE的目标关系图)


2 、任务责任到人,明确跨部门人员岗位职责,衔接工作流程


企业内部是由职责分明的部门组成的,企业目标的完成不止需要部门内部积极开展工作,同时也需要超越部门界限的协作共同完成企业工作。


每个部门岗位员工都有自己明确的岗位职责,面对跨部门间员工各个职责存在的模糊地带需要明确,做到权责分明和合理分工需要共同协作完成的,也需要明确共同的协作内容,并且明确跨部门协作岗位和人员,梳理出一条完整的跨部门协作工作流程,确认每项工作都有人员负责在实际跨部门协作中不断优化完善跨部门的工作流程,并固化形成工作标准。


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(图为CORNERSTONE的任务页面)


3、沟通前明确诉求,保障沟通顺畅


其实跨部门协作的本质还是沟通的问题,沟通不到位就容易造成工作上的纰漏。建议在和同事沟通前先明确自己的诉求,然后再进行合理沟通,保证双方的沟通是顺畅的,尽可能地达到预期的效果。重要信息最好是面对面沟通,能更有效地解决问题,避免传达出错,导致任务失败。

4、统一的沟通平台,方便信息留存

现在很多企业都是用企业微信或邮件沟通,来回切换既不方便也容易造成沟通不到的问题。统一的沟通平台不仅可以免去切换的麻烦提高沟通效率,还可以避免聊天中的重要信息及文件的丢失;CORNERSTONE讨论功能可供团队成员互相交流,共享信息,解决自己在工作中遇到的各种问题重要文档也可随时转存至WIKI或文件中。


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(图为CORNERSTONE的讨论页面)


5、 高效运作的团队创造价值


一个高效运作的团队,一定是目标清晰,角色具体,沟通顺畅,流程明确,团队成员彼此高度信任的,这需要一定的时间来经营和训练。为了维持企业竞争优势,保持企业高效率,提高企业创新绩效能力,企业往往需要采取措施,通过问题导向和需求导向,加强跨部门信息交流和人与人之间的合作,促进跨部门协作能力,减少部门冲突,合理有效利用组织资源,提升组织活力、效率和绩效。


  结语:

目前企业内部各级组织间的部门壁垒仍然是很多企业的痛点,工作中难免会遇到跨部门协作的问题,协作不好就会引发一系列问题,严重影响工作效率。总体来说,跨部门协作最重要的一点是目标一致,通过制定统一的目标,让双方能够达成共识。除此之外,还需要多站在对方的立场考虑问题,以便于保证双方合作的顺畅性,形成高效地跨部门协作模式。CORNERSTONE全行业覆盖的一站式项目协作平台,官网链接,拿走不谢!(http://www.cornerstone365.cn


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  • 发表于 2019-11-25 16:27
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