有些工作在部门内沟通完全没问题,但是跨部门沟通就问题不断;
一项工作分配好由一个部门主导另一个部门协作,但因配合不当,迟迟无法交付;
跨部门工作经常出现多个部门重复做了同一份工作;
工作出现问题,各部门相互推卸责任,无人担责;
这些都是我们工作中经常遇到的协作问题,随着企业的发展壮大,部门越来越多,成员也逐渐增加,工作慢慢细化,跨部门之间的工作越来越难做,沟通协作效果低下,影响公司整个工作效率。
三、如何做好跨部门协作
一个企业无论规模大小,内部必然需要成立相互独立的部门,通过合理分工,才能实现每个部门单元有效运作,实现企业目标和组织绩效。所以,跨部门沟通可以遵循以下几点原则:
1、全员上下达成一致的目标
产品、销售、市场、人力等每个部门都有自己的任务和职责,如果目标不一致很容易造成大家各忙各的,各部门只从本部门工作和利益出发,而忽视了组织的整体目标,这样只会强化部门间的竞争而削弱了合作,容易造成跨部门的沟通障碍,不能顺畅实现组织目标。
所以跨部门协作首先需要的是目标。目标是要事先已经设定并且达成共识的,而且目标制定完毕还需要公开,向全公司公开OKR,目标透明化,让每个部门、每个人都能时刻看到公司的目标,清楚自己所做的工作是否偏离了公司目标。
(图为CORNERSTONE的目标关系图)
2 、任务责任到人,明确跨部门人员岗位职责,衔接工作流程
企业内部是由职责分明的部门组成的,企业目标的完成不止需要部门内部积极开展工作,同时也需要超越部门界限的协作共同完成企业工作。
每个部门岗位员工都有自己明确的岗位职责,面对跨部门间员工各个职责存在的模糊地带需要明确,做到权责分明和合理分工;需要共同协作完成的,也需要明确共同的协作内容,并且明确跨部门协作岗位和人员,梳理出一条完整的跨部门协作工作流程,确认每项工作都有人员负责;在实际跨部门协作中不断优化完善跨部门的工作流程,并固化形成工作标准。
(图为CORNERSTONE的任务页面)
3、沟通前明确诉求,保障沟通顺畅
其实跨部门协作的本质还是沟通的问题,沟通不到位就容易造成工作上的纰漏。建议在和同事沟通前先明确自己的诉求,然后再进行合理沟通,保证双方的沟通是顺畅的,尽可能地达到预期的效果。重要信息最好是面对面沟通,能更有效地解决问题,避免传达出错,导致任务失败。
4、统一的沟通平台,方便信息留存
现在很多企业都是用企业微信或邮件沟通,来回切换既不方便也容易造成沟通不到的问题。统一的沟通平台不仅可以免去切换的麻烦提高沟通效率,还可以避免聊天中的重要信息及文件的丢失;CORNERSTONE讨论功能可供团队成员互相交流,共享信息,解决自己在工作中遇到的各种问题,重要文档也可随时转存至WIKI或文件中。
(图为CORNERSTONE的讨论页面)
5、 高效运作的团队创造价值
一个高效运作的团队,一定是目标清晰,角色具体,沟通顺畅,流程明确,团队成员彼此高度信任的,这需要一定的时间来经营和训练。为了维持企业竞争优势,保持企业高效率,提高企业创新绩效能力,企业往往需要采取措施,通过问题导向和需求导向,加强跨部门信息交流和人与人之间的合作,促进跨部门协作能力,减少部门冲突,合理有效利用组织资源,提升组织活力、效率和绩效。
目前企业内部各级组织间的部门壁垒仍然是很多企业的痛点,工作中难免会遇到跨部门协作的问题,协作不好就会引发一系列问题,严重影响工作效率。总体来说,跨部门协作最重要的一点是目标一致,通过制定统一的目标,让双方能够达成共识。除此之外,还需要多站在对方的立场考虑问题,以便于保证双方合作的顺畅性,形成高效地跨部门协作模式。CORNERSTONE全行业覆盖的一站式项目协作平台,官网链接,拿走不谢!(http://www.cornerstone365.cn)
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